「経理から、クラウドの月額が去年より上がっていると指摘された。人数は増えていないのに、なぜ」——先日、従業員25名ほどの会社の管理担当のかたから、こんな相談を受けました。理由のひとつははっきりしています。2025年にGoogleが、それまで有料アドオンだったGeminiをGoogle Workspaceの各プランへ標準搭載し、同時に基本料金を約17〜22%引き上げたからです（Google Workspace の価格改定と Gemini 標準搭載について｜ZUNDA）。使う・使わないにかかわらず、AI機能込みの料金が全員分にかかるようになりました。
値上げ自体は避けられません。ですが、「人数分をなんとなく契約したまま」だと、値上げに加えて払わなくてよかった分まで毎月払い続けていることがよくあります。退職者のアカウント、重複したSaaS、過剰なプラン——このあたりを一度棚卸しするだけで、値上げ分を相殺できるケースは珍しくありません。慌ててプランを下げる前に、どこから見直すべきかを順に見ていきます。
まず「何にいくら払っているか」を正確に把握する
コスト最適化の第一歩は、削ることではなく現状の正確な把握です。管理コンソールで、契約中のプランと、ライセンスを割り当てているユーザー数を確認します。ここでよくあるのが、「アカウントは残っているが実際には使っていない人」の分まで課金され続けているパターンです。
特に見落とされがちなのが次の3つです。ひとつめは退職者・休職者のアカウント。停止しただけで削除も棚卸しもしていないと、ライセンスを消費し続けます。ふたつめは共有メールボックス用や部門用に作った名義が、有料ライセンスのまま放置されているケース。用途によっては無料のグループアドレスで足りることもあります。みっつめは、試しに増やしたまま戻していない席数です。プロジェクトで一時的に人を増やした名残がそのままになっている、という会社は多い。管理コンソールの見方に不安があれば、管理コンソール入門 で日常運用の勘所を整理しています。
使っていないライセンスと重複を洗い出す
現状が見えたら、次は「本当に必要か」を1つずつ判断します。最終ログインが何ヶ月も前のアカウント、割り当てたのに一度も使われていない機能、そして意外と効くのが他のSaaSとの機能の重複です。
たとえば、Google Workspaceにはビデオ会議（Meet）もチャット（Chat）もアンケート（Forms）も電子署名（eSignature）も含まれているのに、同じ用途のツールを別途契約して二重に払っている、という状況をよく見ます。Workspaceで代替できる機能を別サービスで契約し続けているなら、それこそが削減の本命です。まずは「Workspaceに何が含まれているか」を棚卸しし、外部SaaSと突き合わせる。この作業だけで、Gemini同梱による値上げ分を丸ごと吸収できることもあります。
一方で、削ってはいけないものもあります。セキュリティ機能や監査ログのように、ふだん目に見えないが有事に効くものを「使っていないから」と切ると、コスト削減が事故の火種に変わります。削減候補は「業務が止まらないか」「有事に困らないか」で必ずフィルタをかけてください。
プランは「上げすぎ」も「下げすぎ」もコスト
Google Workspaceのプランは、Business Starter・Standard・Business Plusなどに分かれ、容量やセキュリティ機能、AIの使える範囲が段階的に変わります。ここで大事なのは、全員を同じプランに揃える必要はないということです。
大容量やセキュリティ機能が要るのは一部の部門やキーパーソンだけ、というのはよくある話です。全社を上位プランに揃えると、使わない機能に全員分払うことになります。逆に、機密情報を扱う担当まで最下位プランに下げると、必要な統制機能が使えず別のリスクを抱えます。役割ごとにプランを割り当てる発想が、過不足のないコストにつながります。Geminiをどのプランで、誰にまで行き渡らせるべきかという判断は Geminiのプラン選定 で詳しく扱っているので、AI機能の必要範囲から逆算したい場合はそちらも参照してください。
なお、契約更新のタイミングや小規模組織（少人数）向けの価格改定の適用時期はプランや契約形態で変わります。見直しを検討するなら、更新月の直前ではなく、余裕をもって現状把握から始めるのが得策です。
「削る」だけでなく「使い倒す」で元を取る
値上げ後のコストを正当化するもうひとつの道が、同梱されたGeminiや標準機能を実際に業務で使い倒すことです。すでに料金に含まれている以上、使わなければ純粋な払い損になります。議事録の自動化、メール下書き、スプレッドシートの集計補助——今の契約に含まれる機能で置き換えられる手作業がないかを見直せば、外部ツールの解約と業務効率の両方で効いてきます。スプレッドシート業務の自動化は Googleスプレッドシート活用術 で具体例をまとめています。
コスト最適化は「安いプランに乗り換える」ことではなく、払っている分をきちんと使い、払わなくていい分を止めることです。この両輪で見れば、値上げは必ずしもコスト増を意味しません。
どこから手をつけるか
まずは、管理コンソールを開いて「最終ログインが3ヶ月以上前のアカウント」と「Workspaceに含まれる機能と重複している外部SaaS」の2つをリストアップしてみてください。多くの場合、この2つだけで見直しの余地が見つかります。そのうえで、役割ごとに必要なプランを割り当て直せば、値上げ分の相殺は十分に現実的です。
自社のライセンス構成と外部SaaSの棚卸し、役割別のプラン設計、そして更新タイミングを踏まえた見直しの段取りは、会社の体制によって最適解が変わります。請求額の内訳を一度分解して、払いすぎのない構成に整えるところから一緒に進めます。
