「役員あての問い合わせを秘書が代理でさばいているのですが、その秘書がPCの前を離れると、対応が止まってしまうんです」——従業員三十数名ほどの会社の総務担当の方から、以前こんな相談を受けたことがあります。役員が出張や来客で席を外している間、届いたメールを秘書がGmailの「委任」機能で開き、必要なら本人になり代わって返信する。運用としては珍しくありません。ただ、その秘書自身が会議で外に出ると、途端に代理対応ができなくなる。スマホからは委任先のメールボックスを開けなかったからです。
同じ悩みは、規模を問わず多くの会社が抱えています。そして2026年6月末、その前提が一つ変わりました。GmailのモバイルアプリでもGmailの「委任」が使えるようになったのです。小さな仕様変更に見えて、「特定の人のメールを、別の人が代わりに回す」という属人的な運用を続けている会社にとっては、案外効いてくる話です。
モバイルで「委任」が使えるとは、具体的に何ができることか
Googleは2026年6月、GmailのiOS版・Android版アプリで「委任されたアカウント（delegated account）」の操作に対応するとGoogle Workspace Updatesブログで告知しました。これまで委任先のメールを読む・返信する・作成するといった代理操作は、基本的にパソコンのWeb版Gmailに限られていました。今回のアップデートで、委任を受けた人（delegate）がスマホのGmailアプリから、委任元（delegator）のメールを閲覧・管理・作成・送信できるようになります。
アプリ上では、自分のプロフィール画像をタップして委任アカウントに切り替えられ、委任先の未読件数もアカウントメニューから確認できます。「すべての受信トレイ」ビューでは、自分のメールと委任先のメールをまとめて見ることもできます。送信したメールには、受信者側から「誰が代理で送ったか」が分かる情報が付く点も、Web版と同じ挙動です。
ロールアウトは段階的で、Android版が2026年7月8日ごろ、iOS版が7月29日ごろに完了予定とされています。対象はGoogle Workspaceの全エディションに加え、Workspace Individual、個人のGoogleアカウントまで幅広く含まれます。重要なのは、このモバイル対応のために専用の管理者設定は用意されていないという点です。Web版ですでに設定済みの委任がそのまま引き継がれます。裏を返せば、いま社内で誰にどのメールボックスの委任を渡しているか把握できていない会社は、それがそのままスマホからも開ける状態になった、ということでもあります。
そもそも「委任」は、何を許して何を許さないのか
便利さの話に入る前に、用語を整理しておきます。ここが曖昧なまま運用を広げると、後で情報管理の話がこじれるからです。Gmailには似て非なる仕組みがいくつかあり、混同されがちです。
| 仕組み | できること | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 委任（メールの委任） | 相手のメールを閲覧・返信・作成・削除。パスワード共有は不要 | 役員の秘書、代表窓口の共同運用 |
| 代理送信（送信元アドレスの追加） | 自分の受信トレイから別アドレスで送信 | 個人が複数の送信名義を使い分け |
| 自動転送 | 届いたメールを別アドレスへ複製 | 単純な内容の横流し・バックアップ |
委任は「パスワードを渡さずに、他人のメールボックスへのアクセス権を付与する」仕組みです。委任された人は、委任元のメールを読む・送る・削除するといった操作はできます。一方で、委任元アカウントのパスワード変更や、転送設定・POP/IMAP設定といった各種設定の変更、Google Chatでのやり取りはできません。つまり「メールの読み書きは代われるが、アカウントそのものは乗っ取れない」という設計です。ここは自動転送や、いわゆる共有メールボックスとは思想が違います。この線引きを踏まえたうえでのメール運用の基本は、Gmailを仕事で使いこなすための業務術でも触れています。
委任先の人数にも上限があります。1アカウントあたり委任先は最大で数十人規模まで設定できるとされますが、同時にアクセスできる人数は運用状況によって実質的に絞られます。数人の秘書チームで一つの役員アカウントを回す、といった使い方であれば十分現実的な範囲です。
「便利になった」で終わらせないための落とし穴
モバイル対応でうれしいのは間違いありませんが、発注判断をする立場からは、むしろここからが本題です。委任は「パスワードを共有しないから安全」と紹介されがちですが、それは半分だけ正しい理解です。
第一に、委任先のアカウントが乗っ取られると、委任元のメールにも第三者がアクセスできる状態になります。委任元がどれだけ厳重にパスワードや二段階認証を固めていても、委任を受けた側のスマホが脆ければ、そこが穴になります。スマホから開けるようになったことで、この「委任先の端末リスク」は物理的に増えたと考えるのが自然です。私物スマホでの利用可否、画面ロックや生体認証の必須化、紛失時の対応といった端末側のルールは、Web中心だった頃より一段引き上げておいたほうがよいでしょう。組織全体の設定を点検する観点は、Google Workspaceのセキュリティチェックリストにまとめています。
第二に、退職・異動時の後始末です。委任は一度設定すると、明示的に解除しない限り残り続けます。「辞めた秘書が、退職後も前の上司のメールを（理屈のうえでは）開ける委任設定が生きたままだった」という状況は、棚卸しをしていない会社では珍しくありません。委任元のアカウント自体を止める話とは別に、「誰から誰への委任が今も有効か」を一覧で確認し、不要になったものを外す運用が必要です。退職者アカウントそのものの扱いについては退職者のGoogle Workspaceアカウント運用で詳しく整理していますが、委任は「アカウントを消せば済む」話ではない、独立した論点だと捉えておいてください。
第三に、監査の観点です。委任で送られたメールには代理で送った人の情報が残るとはいえ、「誰がいつ委任先のメールを見たか」を日常的に追える会社は多くありません。役員あての機微なメールを複数人が代理で扱うのであれば、そもそも誰に委任を渡すかの判断そのものを、感覚ではなく基準として持っておくべきです。
属人化したメール運用を、仕組みとして設計し直す
ここまで挙げた落とし穴は、突き詰めると「特定の人のメールを、特定の人が善意と慣れで回している」という属人的な状態から生まれます。モバイル対応はその運用を延命させやすくする一方で、設計を見直す良いきっかけにもなります。
たとえば、役員の窓口を秘書一人の委任に頼るのではなく、「代表問い合わせ用のアドレスをチームで委任運用する」形に組み替えれば、担当者が一人抜けても回ります。誰にどの委任を渡すかを職務単位のルールに落とし、入退社のたびに手作業で付け外しするのではなく、棚卸しの手順として定例化する。こうした「メールの回し方そのものの設計」は、機能を知っているだけでは進まず、自社の組織図と業務フローに当てはめる作業が要ります。
私たちが受託でお手伝いする際も、いきなりツールの設定に入ることはまずありません。まず「誰あてのメールを、誰が、どういう場面で代わりに扱う必要があるのか」を棚卸しし、委任・代理送信・共有メールボックスのどれが適切かを切り分けます。冒頭の総務担当の方のケースでも、最終的には秘書一人への委任を、二名体制の委任と端末ルールの整備に組み替えることで、外出中でも対応が止まらず、かつ退職時の解除も手順に乗る形に落ち着きました。モバイル対応はその設計を、より無理なく回せるようにしてくれます。
まず何から手をつけるか
このアップデートを受けて最初にやるべきことは、新機能を使い始めることではなく、「いま社内で有効な委任設定を一度洗い出すこと」です。誰から誰への委任が生きていて、そのうち退職者・異動者が絡むものはないか。それが分かって初めて、モバイル対応のメリットを安心して受け取れます。
自社だけで棚卸しの基準づくりや、属人化したメール運用の設計変更まで踏み込むのが難しいと感じたら、そこは外部の目を入れてよい領域です。メールの回し方は、地味ですが事業の連絡線そのものです。ご相談ください。
