「うちは営業が5人いるんですが、提案書を作るのに一人あたり毎回半日は溶けています。テンプレートはあるのに、案件ごとに中身を差し替えて、体裁を整えて、で結局午前がまるごと消える。この時間、本当は客先に行く時間なんですよ」——従業員30名ほどの会社の役員から、こんな話を聞きました。資料作成は「なくならないのに、成果に直結しない時間」の代表格です。ここをどれだけ削れるかは、少人数の会社ほど効いてきます。
Google スライドの Gemini が、この「毎回半日」に直接効く形に進化しました。従来のAI補助は「1枚のスライドの文言を直す」「画像を挿す」といった部分的な支援でしたが、ひとつの指示から、複数枚で構成されたスライド一式を丸ごと下書きできるようになっています。しかも、思いつきで内容をでっち上げるのではなく、Googleドライブにある既存の資料を根拠にして組み立てられる点が実務では大きい。本記事では、この機能が資料作成のどこを本当に速くするのか、そしてどこは人が残るのかを、内製化を考える立場で整理します。GeminiをWorkspace全体でどう使うかの基礎はGoogle WorkspaceのGemini活用ガイドにまとめています。
「1枚ずつ」から「まず全体の下書き」へ
これまでの資料作成でいちばん重いのは、実は個々のスライドを磨く作業ではなく、「白紙から全体の骨組みを立ち上げる」最初の摩擦でした。何ページ構成にするか、どの順で話すか、各ページに何を載せるか。ここで手が止まる人が多い。
Gemini in Slides の「丸ごと下書き」は、この最初の摩擦を肩代わりします。「◯◯という商材を、製造業の情報システム部門向けに、課題・解決策・導入効果・料金の順で10枚程度にまとめて」といった指示を与えると、構成の立った複数枚のたたき台が一気に出てきます。人は白紙ではなく、7割できた下書きから直し始められる。これが体感の速さの正体です。
指示の出し方でアウトプットの質が大きく変わるのも、他のGemini機能と同じです。狙った資料に近づける指示文の作り方はGeminiの業務プロンプト活用ガイドが参考になります。
「ドライブの資料を根拠にする」が中小企業に効く理由
丸ごと下書きの機能で、営業資料づくりに本当に効くのは「一括生成」よりむしろ「既存資料を根拠にできる」方です。
多くの中小企業には、過去の提案書、サービス説明資料、料金表、事例集が、すでにドライブのどこかに散らばっています。これらを根拠として指示に含めれば、Geminiは一般論ではなく自社の実際の言い回し・価格・実績に沿ったスライドを組み立てます。「他社サービスの一般論をそれっぽく並べただけ」の資料にならないのは、この根拠付けがあるからです。過去資料の体裁や語り口に寄せて生成することもできるため、担当者ごとにバラバラだった提案書のトーンを揃える効果も期待できます。
裏を返せば、根拠にする元資料が整理されているほど成果が出るということでもあります。ドライブの中が「最新版がどれか分からない」状態だと、AIも古い料金表を拾ってしまう。資料作成の内製化は、実は「ドライブの整理」とセットで初めて効く、という現実は押さえておくべきです。
速くなる工程・人が残る工程
この機能を過大評価も過小評価もしないために、工程を分けて見ておきます。
| 工程 | Geminiで速くなるか | コメント |
|---|---|---|
| 構成・骨組みの立ち上げ | 大きく速くなる | 白紙の摩擦を肩代わり。最も効く |
| 一次ドラフトの文言 | 速くなる | 既存資料を根拠にすれば精度も上がる |
| 数字・事実の正確性 | 人が確認 | 料金や実績の誤りは人が最終責任を持つ |
| 相手に刺さる一言・順番 | 人が詰める | 誰に何を刺すかの判断はまだ人の仕事 |
つまり Gemini は「たたき台を作る人」であって「提案を決める人」ではありません。下書きの生成を任せ、事実確認と『刺しどころ』の詰めは人が持つ——この分担にすると、冒頭の「毎回半日」は現実的に短くできます。営業向けの提案書に特化したGemini活用はGeminiで営業提案スライドを作るでも掘り下げているので、営業資料が主戦場ならそちらも合わせてどうぞ。
内製化を考える立場での結論
資料作成は、外注するほどではないが、社内では確実に時間を食う——中小企業でいちばん多い「グレーゾーンの業務」です。Gemini in Slides の丸ごと下書きは、このグレーゾーンを内製で削るのに向いています。鍵は「一括生成の派手さ」ではなく、「自社の既存資料を根拠にできること」と「人は事実確認と詰めに集中する分担」の二点です。
ただし効果を出すには、Geminiを使える環境を整えること、ドライブの資料を最新版に整理すること、そして「どの資料作成業務から任せるか」を見極めることが要ります。AI活用は最初に任せる1業務の選び方で成否が分かれる、という論点は中小企業のAI導入は最初の1業務で決まるで整理しました。自社のどの資料業務から内製で効率化できるか、環境整備を含めて相談したい場合は、Google Workspace の設定から業務への落とし込みまでお手伝いできます。
