「取引先の担当者2人と、うちの営業とデザイナーと私。この5人で一本のチャットにまとめたいんですが、できませんか」——制作の進行管理を Google Chat に寄せている会社で、こういう相談をよく受けます。これまでの答えは歯切れの悪いものでした。社外の人とは1対1のダイレクトメッセージなら話せる。複数人で話したいならスペース（旧ルーム）を立てて招待する。その中間、「メールのCC感覚で数人集める」やり方だけが抜けていたからです。
2026年7月のアップデートで、この抜けが埋まりました。Google Chat のグループ会話（3人以上のダイレクトメッセージ）に、社外のユーザーを含められるようになっています。現場からすると待望の機能ですが、管理する側から見ると「社外の人が混ざった会話が、誰の承認もなく増えていく経路が一本増えた」という話でもあります。使わせる前に決めておくことを整理します。
Google Chatの社外グループ会話で何が変わったのか
これまで社外の人と Google Chat で話す方法は二つでした。1対1のダイレクトメッセージか、外部アクセスを有効にしたスペースへの招待です。前者は人数が増やせず、後者は「スペースを立てる」という一手間と、スペース名や目的を決める心理的なハードルがありました。結果として、3人以上で社外を交えたい場面はメールに逃げる、というのが実情だったはずです。
今回追加されたのは、その中間にあたるグループ会話です。新しくグループのダイレクトメッセージを作るとき、社外のユーザーを混ぜて作成できます。招待された社外ユーザーにはメールで通知が届き、本人が承諾して初めて会話に参加できるという手順を踏みます。勝手に引き込まれることはありません（Google Workspace Updates）。
一方で、変わっていない点のほうが実務では重要です。すでに社内メンバーだけで動いているグループ会話に、あとから社外の人を追加することはできません。 社外を入れるなら、最初からその前提で新しく作る必要があります。「途中から先方を呼ぼう」ができないので、案件の立ち上げ時点で「これは社外を含む会話か」を決める癖をつけないと、結局作り直しの手間が生まれます。
社外メンバーが含まれる会話には、Chat の画面上に社外を示すバッジが表示されます。誰が見ても「これは外に開いた会話だ」と分かる作りになっているのは、運用側にはありがたい設計です。
管理者が確認する社外設定は一つだけ
この機能のために新しい設定項目が増えたわけではありません。外部のグループダイレクトメッセージは、外部スペースと同じ管理設定に従います。管理コンソールの Chat の設定で「外部のスペースとグループのダイレクト メッセージ」に相当する項目が有効になっていれば使え、無効なら使えません。
裏を返すと、これまで「外部スペースを許可していた」組織では、管理者が何もしなくても外部グループ会話が使えるようになっているということです。ここが今回いちばん注意すべき点だと考えています。「うちは外部スペースを許可している」という判断を過去にした会社は、その判断が「社外を混ぜたグループチャットも自由に作ってよい」まで自動的に広がったことになります。当時の判断が今も妥当か、一度見直す価値があります。
逆に「社外とのやり取りは原則メール」と決めている組織では、外部スペースを無効にしていれば今回の機能も使えません。設定を触る必要はなく、現場から「使えないんですが」と言われたときに、それが意図した状態であることを説明できれば十分です。
自社の Chat の外部設定が今どうなっているかを確認するところから始めてください。Google Workspace セキュリティ設定チェックリストの棚卸し項目に、Chat の外部アクセスを加えておくと次から漏れません。
ゲストアカウントとの使い分けを言葉にしておく
社外の人を業務に巻き込む手段は、Google Workspace の中に複数あります。今回のグループ会話、外部スペース、そして相手に Google アカウントを持ってもらうゲストアカウントです。現場が迷わないよう、どれをいつ使うかを短い言葉で決めておくと運用が安定します。
| 手段 | 向いている場面 | 残るもの |
|---|---|---|
| 外部グループ会話 | 数人で短期に走る相談・進行連絡 | 会話ログのみ |
| 外部スペース | 案件やプロジェクト単位の継続的な協業 | 会話・ファイル・タスクが場所として残る |
| ゲストアカウント | ドライブの資料を継続的に共有する相手 | 権限管理された共有ドライブの資産 |
判断の軸はシンプルで、「この会話は、終わったあと誰かが読み返すか」 です。読み返す前提なら、場所として残るスペースか共有ドライブに置くべきです。読み返さない前提の連絡調整なら、グループ会話で十分。この一言をルールにしておくだけで、「あの話どこでしたっけ」が減ります。
社内の連絡手段そのものが LINE・メール・Slack に散らかっている段階なら、外部との使い分けより先に内側の整理です。その順序については社内の連絡をGoogle Chatに寄せるべきかの判断で扱っています。
現場に配る前に、退出のルールを決める
便利な機能ほど、始め方より終わり方の設計が抜けます。社外を含む会話でいちばん困るのは、案件が終わったあともその会話が生き続けることです。担当者が異動しても、取引が終わっても、チャットの一覧には残り続けます。半年後、誰かが過去の会話を掘り起こして先方に連絡してしまう、という事故はここから生まれます。
対策は大掛かりなものではありません。案件の終了チェックリストに「社外を含む会話から退出する」を一行加えるだけです。加えて、社外の人を含む会話を作れる人を、営業や制作の担当者全員ではなく、案件の主担当に限る運用にしている会社もあります。組織単位（OU）で設定を分けられるので、「外向きの窓口になる部署だけ許可する」という切り方も取れます。
もう一つ、社外を含む会話で機密情報を扱わない、というルールも明文化しておきたいところです。バッジで社外が混じっていることは分かりますが、急いでいるときに人はバッジを見ません。「見積根拠や原価は Chat に書かない」といった具体的な線引きのほうが、現場では機能します。
使い始める前の30分
この機能は、管理者が何も設定しなくても、すでに外部スペースを許可している組織では動き始めています。だからこそ、現場が自然発見的に使い出す前に、管理コンソールで自社の Chat 外部設定の現状を確認し、「社外を含む会話を作ってよい人の範囲」と「案件終了時に退出する」の二点だけ決めてしまうのが実務的です。ここまでなら30分で終わります。
自社の Google Workspace で社外との協業をどこまで開くべきか、Chat・スペース・ゲストアカウントの使い分けをどう設計するか——判断に迷ったら、グリームハブの IT・Google Workspace 無料相談をご利用ください。情シス専任がいない体制でも回るルールの作り方から一緒に整理します。お問い合わせからご相談いただけます。
Sources
- Now available: group conversations with external collaborators in Google Chat — Google Workspace Updates
- Control external Chat & spaces chat options — Google Workspace 管理者 ヘルプ
- Chatting with external users & guest accounts — Google Workspace Help
- You can finally create Google Chat group convos with external guests — Android Authority
