「先月の役員会の録画、どこにありましたっけ」——こう聞かれて、退職した担当者のドライブの奥から出てこず、結局見つからなかった。会議を録っておく運用が定着した会社ほど、この手のヒヤリが増えています。録画も文字起こしも議事録も、それが誰の持ち物として、どこに溜まっているかを決めないまま数を重ねると、いざ必要なときに取り出せない資産になります。
2026年7月、Google Meet にこの問題を直撃する仕様変更が入りました。会議の録画・文字起こし・議事録が、主催者のマイドライブに自動で整理されて溜まっていくようになったのです。便利な自動化ですが、置き場の設計を先にやっておかないと、「個人のドライブに会社の会議記録が散らばる」状態を組織全体で量産することになります。何が変わり、どこに線を引くべきかを整理します。
2026年7月に変わったこと
Google は、Meet の会議で生成される録画・文字起こし・議事録（メモ）を、主催者（ホスト）のマイドライブ内に新設される「Google Meet」フォルダへ自動でアップロードし、会議ごとのサブフォルダに整理する変更を展開し始めました。ロールアウトは Rapid Release ドメインで2026年7月22日から、Scheduled Release ドメインで7月30日から、と案内されています（Google Workspace Updates）。
ファイルが会議ごとに勝手に整理されるので、探しやすくなるのは事実です。問題は保存「先」です。整理される場所が 主催者個人のマイドライブ である点が、そのまま運用に効いてきます。会議を自動で記録に残す機能そのものの線引きは 全社の会議でGeminiが議事録をとり始める前に で整理しましたが、今回はその一歩先、残った記録をどこに置くかの話です。
なぜ「個人のマイドライブ」だと問題になるのか
会議記録がマイドライブに溜まるということは、その記録の所有者が 会社ではなく個人アカウント になるということです。ここから三つの実害が生まれます。
第一に、退職・異動で丸ごと失われる。マイドライブのファイルはアカウントに紐づくため、退職者アカウントの停止・削除 の際に、本人しか持っていなかった会議記録がまとめて消える、あるいは移管作業に追われることになります。役員会や重要商談の記録が、担当者の退職と一緒に消えるのは事故です。
第二に、監査や紛争時に取り出せない。「あの会議で何を決めたか」を後から検証したいとき、記録が各人のマイドライブに散っていると、横断的に探せません。第三に、共有範囲が属人的になる。個人フォルダの共有設定は本人任せになりがちで、社外に出してはいけない記録がリンク共有で漏れるリスクが上がります。
つまり今回の変更は、放っておくと「便利になったぶん、会社の記録が個人資産として散らばる速度も上がる」性質を持っています。
会議記録の置き場をどう設計するか
対策の軸は、会議記録を個人のマイドライブに置きっぱなしにせず、会社が所有する共有ドライブへ集約することです。設計の考え方を整理します。
| 論点 | 放置した場合 | 設計しておく場合 |
|---|---|---|
| 所有者 | 主催者個人 | 会社（共有ドライブ） |
| 退職時 | 記録が消える／移管が必要 | 会社所有のまま残る |
| 検索性 | 各人のドライブに分散 | 部門・用途ごとに一元管理 |
| 共有範囲 | 個人設定に依存 | 共有ドライブの権限ロールで統制 |
具体的には、重要度の高い会議（役員会・取締役会・重要商談・評価面談など）については、自動生成された記録を 所定の共有ドライブへ移すルール を決めておきます。共有ドライブなら記録の所有者が会社になり、退職しても残り、共有ドライブの権限ロール で「誰が見られるか」を組織として管理できます。加えて、記録を いつまで保持し、いつ消すか の保持ルールも同時に決めておくと、無限に溜まって棚卸しできなくなる事態を防げます。
管理者が先に決めておくこと
現場任せにすると設計は崩れます。管理者側で先に握っておくべきは、次の三点です。
まず、録画・文字起こし・議事録を組織として許可する範囲。全会議で自動生成するのか、特定の会議種別に限るのか。次に、生成された記録の集約先と移管の運用。誰が・どのタイミングで共有ドライブへ寄せるのか（重要会議は主催者の責務にする等）。最後に、社外を含む会議での扱い。商談や採用面接まで自動で文字に残すと事故になりやすいので、ここは明確に線を引きます。
いずれも、機能をオンにする前に決めておくほど楽です。オンにして記録が溜まり始めてから設計すると、すでに各人のドライブに散った記録の回収から始めることになります。
まず着手すべきこと
この変更への最初の一手は、「重要会議の記録を、個人のマイドライブに残さず会社所有の置き場へ集める」という一本のルールを決めることです。そこさえ固めれば、退職リスクも監査対応も共有事故も、大半は先回りで潰せます。
自社の会議記録をどこに集約し、どんな保持ルールと権限で運用すべきか。Google Workspace の共有ドライブ設計まで含めて整理したい場合は、IT・Google Workspace の無料相談 からご相談ください。組織構成に合わせた記録の置き場と統制の設計をご提案します。
